Témoignage client

Une hiérarchie de rapports personnalisée accélère le flux de travail de DHL

Une société de logistique économise cinq semaines de main d’œuvre à plein temps grâce au logiciel Cloud

DHL Global Forwarding Irlande simplifie la logistique du transport. Pourquoi ne pas aussi simplifier les rapports financiers ? Avec plus de 60 budgets différents gérés dans des feuilles de calcul pour plusieurs centres de coûts et succursales, il devenait difficile de faire de simples modifications, entraînant un manque de visibilité des dépenses prévues par rapport aux dépenses réelles. Ces difficultés ont été surmontées grâce à l’intervention d’un partenaire certifié Adaptive Insights opérant la mise en œuvre d’une hiérarchie de rapports personnalisée et un plan comptable dans Adaptive Insights. DHL Global Forwarding Irlande a amélioré l’efficacité de sa production de rapports et de sa main d’œuvre, permettant d’établir des budgets plus fiables et des prévisions qui font avancer l’entreprise.

Implémenter Adaptive Insights a permis de nous faire économiser trois semaines de main d’œuvre répartie entre trois personnes, soit l’équivalent de cinq semaines à plein temps. Et cela prendra encore moins de temps l’année prochaine !

ANDREW MAY, DIRECTEUR FINANCIER, DHL Irlande

défis

  • Modèle de budget complexe avec 20 centres de coûts et succursales différents.
  • Plus de 60 budgets individuels reliés entre eux dans Excel
  • Plus d’une semaine pour assainir le budget

résultat

  • Permet d’économiser l’équivalent de 5 semaines de travail au sein de l’équipe des finances
  • Le budget est plus fiable
  • Possibilité d’analyser l’écart des données réelles par rapport au plan et d’analyser les détails
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Depuis sa fondation à San Francisco il y a plus de 40 ans, DHL Global Forwarding n’a cessé de se développer à un rythme effréné. À l’heure actuelle, le réseau international de DHL relie plus de 220 pays et territoires dans le monde entier. DHL déploie également une expertise inégalée dans les domaines du fret express, aérien et maritime, du transport terrestre et des solutions logistiques contractuelles, ainsi que des services de courrier international. DHL est une filiale de Deutsche Post DHL qui a réalisé un chiffre d’affaires de plus de 46 milliards d’euros en 2009.

Location: Dublin, Irlande

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Introduction

Depuis sa fondation à San Francisco il y a plus de 40 ans, DHL Global Forwarding n’a cessé de se développer à un rythme effréné. À l’heure actuelle, le réseau international de DHL relie plus de 220 pays et territoires dans le monde entier. DHL déploie également une expertise inégalée dans les domaines du fret express, aérien et maritime, du transport terrestre et des solutions logistiques contractuelles, ainsi que des services de courrier international. DHL est une filiale de Deutsche Post DHL qui a réalisé un chiffre d’affaires de plus de 46 milliards d’euros en 2009.

Le défi

La complexité des activités de DHL Global Forwarding Ireland a incité le modèle budgétaire à saisir l’ensemble des 20 centres de coûts et succursales, donnant lieu à un modèle budgétaire interconnecté qui regroupe plus de 60 budgets différents. Gérer le modèle dans Excel se révéla être très difficile.

« Les feuilles devenant de plus en plus importantes, essayer de faire un simple changement avec le modèle Excel représentait un cauchemar », se souvient Andrew May, directeur financier, DHL. « Cela prenait plus d’une semaine pour assainir l’information et même dans ces conditions, il était difficile de comparer les données réelles à celles prévues. »

La solution

DHL a tenté de substituer son processus budgétaire complexe sur Excel. Un consultant externe leur a recommandé l’utilisation d’Adaptive Insights. Au terme d’un examen initial, les principales caractéristiques d’Adaptive Insights qui se sont démarquées étaient l’apparence et la convivialité semblables à Excel, la navigation simple et directe ainsi que les caractéristiques rédactionnelles du rapport.

« J’ai bien aimé le fait de pouvoir intégrer des données réelles dans des plans à des fins de comparaison et d’examen par mois, trimestre et année. Par ailleurs, vous pouvez développer ou supprimer des hiérarchies dans un ensemble donné de comptes », déclare May. « La sensation et l’aspect professionnels qu’offre l’application, associés à une navigation simplifiée pensant son utilisation, m’ont convaincu qu’elle serait plus facile à utiliser qu’Excel et que mon budget et mes rapports s’en verraient optimisés. »

Les résultats

Après avoir opté pour Adaptive Insights, DHL a choisi de travailler avec un partenaire de consultation spécialisé en implémentation, Miagen, basé à Dublin, en Irlande. Miagen a encadré le processus de mise en œuvre en instaurant quelques réunions préliminaires afin de saisir les exigences clés et les processus commerciaux préexistants.

Une fois les commentaires recueillis, Miagen a développé une hiérarchie de rapports et un plan comptable dans Adaptive Insights. Moins de huit semaines ont été nécessaires pour recueillir les commentaires et mettre en œuvre le modèle DHL dans Adaptive Insights.

« Nous pouvons désormais inclure des données concernant le personnel dans notre modèle, y compris des hypothèses sur les augmentations de salaire. De plus, nous intégrons un ensemble d’ICP, de comptes personnalisés, de personnel et de budget dans notre système ERP en tant que principal centre d’enregistrement. Implémenter Adaptive Insights nous a permis de nous faire économiser 3 semaines de main d'œuvre répartie entre 3 personnes, soit l’équivalent de 5 semaines à plein temps. Et cela prendra encore moins de temps l’année prochaine. »

Aujourd’hui, DHL bénéficie d’un budget plus fiable et peut comparer les données réelles à celles prévues. Lorsqu’ils décident d’analyser les écarts par rapport au budget, ils ont accès à tous les détails et peuvent facilement les analyser.

« Parmi les principaux avantages, mentionnons le gain de temps, un budget plus fiable et des prévisions mobiles qui sont tenues à jour », déclare Andrew. « Adaptive Insights se veut un outil robuste, facile à utiliser, qui apporte de la valeur à l’entreprise et fait gagner un temps considérable, facilitant ainsi le processus budgétaire et le rendant plus professionnel. »

Quelle est la prochaine étape pour DHL ? Les responsables prévoient d’étendre l’utilisation d’Adaptive Insights pour inclure entre cinq et huit collaborateurs supplémentaires au sein de l’organisation. Dorénavant, ils peuvent recueillir les commentaires de personnes externes à l’équipe des finances afin d’assurer une meilleure reddition de comptes et une meilleure harmonisation à l’échelle de l’organisation.