Témoignage client

Konica Minolta opère sans feuilles de calcul grâce à un système de gestion basé sur le Cloud

Une interface utilisateur intuitive qui améliore l’appropriation et l’engagement du processus de budgétisation

Lorsque le siège social américain de Konica Minolta a épuisé les capacités d’analyse d’un processus financier basé sur des feuilles de calcul, le fournisseur de solutions de gestion de documents a recherché une solution offrant un retour sur investissement immédiat. Ses efforts ont été récompensés lors de la mise en œuvre de la solution basée sur le Cloud Adaptive Insights. Son interface intuitive a permis d’améliorer la collaboration entre les services, réduisant efficacement de 33 % le cycle de reporting. Au lieu d’exécuter des feuilles de calcul ou de corriger des données, la direction financière peut maintenant se concentrer sur la prise de décisions axées sur les données.

Le plus grand avantage découlant de l’utilisation d’Adaptive Planning a été la capacité de générer des rapports. Il est beaucoup plus facile de créer des rapports de gestion clés parce qu’Adaptive Planning est le seul endroit de l’organisation qui héberge les données sur toutes les plateformes, y compris les rapports sur les effectifs, les ventes unitaires et les revenus de service basés sur le nombre de machines sur le terrain.

Christopher Reale, DIRECTEUR, PLANIFICATION ET ANALYSE DE L’ENTREPRISE

défis

  • Difficulté de compiler des données et d’analyser les informations
  • Le budget est plus fiable
  • Capacité d’analyser l’écart des données réelles par rapport au plan et d’explorer les détails

résultat

  • Des résultats significatifs dans l’entreprise grâce à une meilleure visibilité sur les données financières et des données plus exactes
  • Réduction du processus budgétaire de 33 %
  • Des séances de formation d’une heure sur le Web proposées à 127 utilisateurs
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Konica Minolta Business Solutions (Konica Minolta) est une société leader dans les technologies avancées d’imagerie et de mise en réseau pour les ordinateurs de bureau jusqu’à l’atelier d’impression. De plus, elle offre des solutions logicielles avancées, des imprimantes grand format, des systèmes d’imagerie numérique microforme et des systèmes de numérisation destinés à des applications spécialisées. Konica Minolta, dont le siège social américain se trouve à Ramsey (dans le New Jersey), délivre des services professionnels et un support client grâce à un vaste réseau de bureaux de vente directe, de revendeurs autorisés et de partenaires de distribution aux États-Unis, au Canada, au Mexique, en Amérique centrale et en Amérique du Sud.

Location: Ramsey (dans le New Jersey)

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Introduction

Konica Minolta Business Solutions (Konica Minolta) est un chef de file en matière de technologies avancées d’imagerie et de mise en réseau, des ordinateurs de bureau aux ateliers d’impression. De plus, elle offre des solutions logicielles avancées, des imprimantes grand format, des systèmes d’imagerie numérique microforme et des systèmes de numérisation destinés à des applications spécialisées. Konica Minolta, dont le siège social se trouve à Ramsey (dans le New Jersey), délivre des services professionnels et un support client grâce à un vaste réseau de bureaux de vente directe, de revendeurs autorisés et de partenaires de distribution aux États-Unis, au Canada, au Mexique, en Amérique centrale et en Amérique du Sud.

Le défi

Pour le processus budgétaire existant de Konica Minolta, l’équipe des finances s’est appuyée sur une feuille de calcul de quinze onglets qui a été distribuée aux responsables de département en raison de problèmes de sécurité. Par conséquent, le processus budgétaire n’a bénéficié que d’une participation insuffisante de la part des parties prenantes et il n’y avait aucun moyen de suivre les progrès accomplis par chaque personne en ce qui concerne le budget. De plus, comme il était impossible de télécharger certains types de données dans leur système ERP, ils étaient incapables de générer des rapports comportant des sources d’information disparates comme les dépenses en immobilisations individuelles, les ressources humaines et les données sur le personnel. En conclusion, l’équipe des finances désirait éradiquer les erreurs des utilisateurs qui étaient fréquentes dans le processus actuel, y compris les formules écrasées, les erreurs dans les hypothèses et les problèmes de contrôle des versions.

« Les responsables n’étaient pas en mesure de visualiser leurs données budgétaires "récapitulées", jusqu’à ce qu’elles soient intégrées dans le système ERP, et ceci ne comportait que des données de solde de compte, et non des informations de calendrier comme les dépenses de personnel ou d’investissement », se souvient Reale. « Le processus reposant sur des feuilles de calcul n’a pas permis de collaboration budgétaire, dans la mesure où il n’y avait qu’un seul propriétaire par fichier, ce qui a vraiment limité notre capacité d’affiner les informations et d’élaborer le meilleur plan. »

La solution

Après avoir opté pour Adaptive Insights au cours de l’été, Konica Minolta a proposé l’application à 127 utilisateurs pour leur processus budgétaire annuel. Des séances de formation d’une heure sur le Web leur ont permis de se familiariser avec l’application. Au cours du processus de planification, ils ont enrichi la formation de conseils quotidiens utiles et ont publié un manuel de l’utilisateur sur l’onglet de collaboration partagée de l’application Adaptive Insights. En allant au-delà de l’approche limitée fondée sur des feuilles de calcul pour cette nouvelle application à la demande, le nombre de personnes contribuant au processus budgétaire a considérablement augmenté.

Référence client

« Après avoir opté pour Adaptive Insights au cours de l’été, nous avons été en mesure de mettre rapidement en œuvre l’application, de déployer la solution auprès des intervenants budgétaires et d’élaborer un budget annuel à soumettre à notre société mère au Japon avant la fin de l’année », déclare M. Reale.

Les résultats

Adaptive Insights a doté Konica Minolta d’un outil Web qui permettrait à un plus grand nombre de personnes de participer au processus budgétaire. Cela a également renforcé le contrôle du processus en fournissant un modèle avec des hypothèses et des données clés déjà définies dans l’application. Les erreurs ont été considérablement diminuées et l’équipe des finances passe plus de temps à évaluer le budget d’un point de vue stratégique et opérationnel, plutôt que de consacrer son temps à effectuer une consolidation manuelle et à corriger les erreurs. Les rapports disponibles avec Adaptive Insights leur permettent de visualiser leur activité de manière sophistiquée et une fois qu’un modèle est créé, ils sont instantanément disponibles. La durée du processus budgétaire a diminué de plus de 33 %. De plus, le personnel de l’équipe d’analyse financière a été réduit de 1,5 personne en raison de la mise en œuvre du système, de sorte que le retour sur investissement a été immédiat.

« Le plus grand avantage découlant de l’utilisation d’Adaptive Insights a été la capacité de générer des rapports », se souvient M. Reale. Il est beaucoup plus facile de créer des rapports de gestion clés parce qu’Adaptive Insights est le seul endroit de l’organisation qui héberge les données sur toutes les plateformes, y compris les rapports sur les effectifs, les ventes unitaires et les revenus de service basés sur le nombre de machines sur le terrain. Désormais, les responsables peuvent visualiser les données dans un format récapitulatif et créer leurs propres rapports, ainsi que collaborer à l’échelle de l’organisation. »

La mise en place d’Adaptive Insights a été le premier changement majeur en six ans dans le processus de budgétisation et de production de rapports et a permis à Konica Minolta de faire face aux préoccupations des participants et aux besoins des entreprises qui avaient été exprimés au cours de cette période. Cela a créé le buzz et l’excitation pour le processus de planification. Il a également permis à un plus grand nombre d’utilisateurs d’avoir accès au budget et de participer au processus de planification financière, ce qui a engendré un plus grand sentiment d’adhésion.

« Adaptive Insights est plus facile à utiliser que les feuilles de calcul et plus précis », déclare M. Reale. « Nous avons obtenu un retour sur investissement immédiat grâce à la réduction du personnel et du temps consacré au processus. Les capacités en modélisation de scénarios d’Adaptive Insights sont de loin supérieures à celles d’Excel. Nous jouissons maintenant d’une plus grande visibilité sur les éléments de budget et sur ce qui se cache derrière, et ce, dans l’ensemble de l’organisation. »

Photo : Konica Minolta